YouTube動画の進捗管理はGoogleスプレッドシートが簡単！撮影後に埋もれない管理表の作り方

撮影したのに公開されない動画が増えていませんか？

YouTubeを続けていると、こんなことが起きます。

動画の企画を思いついた。撮影も終わった。編集担当へ渡したつもりだった。でも、公開されないまま時間が過ぎてしまった。

僕も昨日、ChatGPTとYouTube動画の進捗管理について相談しました。

これまでは、思いついた企画をAppleのリマインダーなどへ入れていました。しかし、企画、高橋塾のネタ、YouTube塾のネタ、今日やることなど、情報を入れる場所が増えると、どこを見ればよいのか分かりにくくなります。

そこで考えたのが、Googleスプレッドシートを動画管理の台帳にして、ChatGPTを相談窓口として使う方法です。

複雑な動画管理システムを最初から導入しなくても、一本の表があれば、撮影前から公開後までの状況を見える化できます。

まずは「動画1本を1行」で管理する

管理表の基本は、とてもシンプルです。

動画1本につき、1行を使います。

最初に用意したい項目は次のとおりです。

最初から項目を増やしすぎると、入力が面倒になって続きません。

まずは「タイトル」「チャンネル」「ステータス」「次にやること」の4項目だけでも十分です。運用しながら必要な列を追加します。

ステータスはドロップダウンで選べるようにする

進捗管理で最も大切なのがステータスです。

Googleスプレッドシートには、セルの中へドロップダウンを作る機能があります。手入力ではなく選択式にすると、「撮影済」「撮影ずみ」「撮影完了」のような表記のばらつきを防げます。

おすすめのステータスは次の7段階です。

1. 企画
2. 撮影予定
3. 撮影済み
4. 編集中
5. 確認待ち
6. 公開予約
7. 公開済み

ステータスを増やしすぎると迷うため、「誰が見ても次の作業が分かるか」を基準にします。

Googleの公式ヘルプによると、スプレッドシートでは「挿入」からドロップダウンを追加でき、候補ごとに色を付けることもできます。

「撮影済み」で止まっている動画を見つける

管理表を作る目的は、きれいな一覧表を眺めることではありません。

止まっている動画を見つけ、次の作業へ進めることです。

例えば、フィルターを使って「撮影済み」だけを表示すれば、編集へ渡せていない動画が分かります。

「確認待ち」だけを表示すれば、自分がチェックすべき動画がまとまります。

Googleスプレッドシートのフィルター表示は、複数の条件を保存でき、他の人の表示を変えずに自分用の絞り込みも作れます。複数人で動画を管理する場合に便利です。

おすすめの確認方法は次の3つです。

• 撮影済みなのに編集担当が空欄
• 確認待ちのまま3日以上経過
• 公開予定日を過ぎているのに公開済みではない

この3つを見るだけでも、動画が埋もれにくくなります。

ChatGPTを「動画管理の窓口」にする

僕がやりたいのは、毎回スプレッドシートを細かく操作することではありません。

「Notta Memo Proのレビュー動画、撮影終わったよ」

「この動画、編集担当へ渡した」

「来週火曜日に公開したい」

このようにChatGPTへ一言伝えるだけで、管理表へ反映し、次に必要な作業を整理できる形が理想です。

ただし、ここで大切なのは、「伝えたこと」と「表に反映されたこと」を区別することです。

ChatGPTが返事をしただけでは、管理表の更新が完了したとは限りません。Googleスプレッドシートとの接続や権限があり、実際に行が更新されたことまで確認して、初めて完了です。

自動化する場合は、次のような依頼にすると分かりやすくなります。

YouTube動画管理表で「Notta Memo Proレビュー」のステータスを「撮影済み」に変更して。撮影日は今日。更新後に、次にやることと更新した行を報告して。

曖昧な動画名が複数ある場合は、誤更新を防ぐために確認が必要です。

毎日の報告は「件数」と「止まっている理由」を見る

定期報告を作るなら、動画の一覧をそのまま全部読む必要はありません。

次の内容に絞ると、判断しやすくなります。

• 企画中：何本
• 撮影予定：何本
• 撮影済み：何本
• 編集中：何本
• 確認待ち：何本
• 今週公開予定：何本
• 期限超過：何本
• 止まっている動画と理由

特に重要なのは「止まっている理由」です。

担当者が決まっていないのか、素材が不足しているのか、確認待ちなのか。理由が分かれば、次の行動を決められます。

Trelloなどの専用ツールではなくてもよい

動画制作の進捗管理には、Trelloなどのタスク管理ツールを使う方法もあります。

カードを「企画」「撮影済み」「編集中」「公開済み」と移動できるため、流れを視覚的に管理したい場合には便利です。

一方で、普段見る場所が増えると、管理ツールそのものを見なくなることがあります。

僕の場合は、ChatGPTを普段の相談窓口にして、Googleスプレッドシートを正式な台帳にする形が合いそうです。

大切なのは、最も高機能なツールを選ぶことではありません。

毎日使う入口を一つにして、正しい情報が残る場所を決めることです。

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まとめ｜管理表は「次に何をするか」が分かれば成功

YouTube動画の管理で必要なのは、豪華なシステムではありません。

動画1本を1行で管理し、ステータスと次にやることが分かる状態を作ることです。

Googleスプレッドシートなら、ドロップダウンとフィルターを使って、撮影済み、編集中、確認待ち、公開済みといった進捗を簡単に整理できます。

さらにChatGPTを窓口にすれば、移動中や仕事の合間に一言伝えて、動画の状況を更新する運用も考えられます。

ただし、自動化では返事だけでなく、管理表へ実際に反映されたことまで確認することが重要です。

企画を思いつくだけで終わらせない。撮影しただけで眠らせない。

「次に何をするか」が分かる管理表を作ることで、動画公開までの流れを止めにくくできます。

出典・参考資料

• Google ドキュメント エディタ ヘルプ｜セル内にプルダウン リストを作成する
• Google ドキュメント エディタ ヘルプ｜データの並べ替えとフィルタ
• 2026年10月15日に行ったChatGPTとのYouTube動画進捗管理に関する相談内容（公開可能な範囲のみ使用）

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